Bem ao meu lado, um jornalista amigo que não é solteiro, não é separado, não é divorciado, não é viúvo e também não é casado (gaba-se dessa indefinida qualidade), confessou-se atarantado nessa de ouvir, assistir e ler algumas cenas por órgãos de comunicação social, que deixam a sua pessoa emocionalmente inquieta. Lembrar que na ocasião discursava por alguma rádio o porta-voz de um serviço ligado ao Ministério do Interior. Falava, falava e pouco dizia.

Numa quase mista falada, aproveitamos tocar em porta-recados, porta-vozes, directores de gabinetes de comunicação institucional e imprensa e outros.

Entre casos, censos, incensos e consensos, tocámos no perfil ideal de um porta-voz institucional, concordando que deve passar por ser um profissional íntegro que transmite credibilidade.

Numa instituição, o porta-voz é geralmente alguém designado para comunicar informações oficiais ao público e à imprensa. Pode ser um membro da equipa de comunicação, um quadro sénior ou qualquer outra pessoa com autoridade e conhecimento para representar a organização.

É ponto assente que o porta-voz deve ser capaz de transmitir mensagens de forma clara, precisa e consistente, mantendo a imagem e os valores da instituição.

Entrou na conversa uma dada leitura minha. Tenho estado a passar as vistas pelo livro do amigo António de Sousa (Simbo), intitulado "Diplomacia digital: uma solução para a promoção da imagem de Angola”.Chamou-me particular atenção quando ele lembra o Decreto Executivo Conjunto MIREX/MINTTICS 364/22, de 17 de Agosto. O António de Sousa recorda-nos (e eu reduzi à dimensão do nosso paleio) que o responsável da comunicação institucional e imprensa tem sobre si a responsabilidade de promover, divulgar os valores e as potencialidades da organização, e que isso depende da sua capacidade de bem comunicar as realizações do grupo e de se relacionar com os diversos actores, internos e externos.

Sabe, um erro comum que se comete ao definir o perfil de um responsável pela área de comunicação institucional e imprensa é não reconhecer a complexidade e a abrangência do papel que desempenham. Muitas vezes, presume-se que o foco principal está apenas na gestão da imagem e na relação com a mídia, mas o escopo do trabalho é muito mais amplo, abrangendo inclusive a comunicação interna, o alinhamento estratégico do que se pensa dizer, o que se diz e o que se vai dizer ao público externo.

Nesse parágrafo, atracamos num outro erro ao se subestimar a importância da comunicação interna. Ora, a comunicação com os funcionários e colaboradores directos permite um melhor alinhamento da comunicação, pois quando bem informados e perfilados com os valores da instituição, as probabilidades de se construir uma imagem corporativa forte é bem maior.

Além disso, é um erro não elevar a necessidade de auto-actualização constante do capital humano, não apenas o responsável pela comunicação colectiva, que tem a obrigação de estar sempre actualizado com novas tendências, técnicas e ferramentas de comunicação para manter a eficácia de suas estratégias. É importante que se estenda a formação aos demais membros da equipa de comunicação.

Para o sucesso da estratégia de comunicação, é necessário que os elementos da estratégia de comunicação (objectivo, público-alvo, mensagem, canal) estejam devidamente definidos. Quem não está preparado para brilhar, os raios do sol serão para si empecilhos. Aliás, quem avalia a eficácia da estratégia de comunicação; o impacto ou o seu sucesso, procurará indicadores como o alcance (quantas pessoas foram alcançadas), o engajamento (interacção do público com a mensagem), a conversão (levou a acções desejadas) e o feedback (entender a percepção da mensagem) para sorrir ao sol.

Mas, também, há quem pense ser o sol do universo e, para isso, comunica para si mesmo. Ou seja, há porta-vozes que adoram ouvir-se e que raramente percebem o impacto do retorno, que não poucas vezes precisa de se ajustar com base nos resultados obtidos, quando não, verificar se os objectivos iniciais ainda são relevantes.

 
Porta-voz ou porta-recado?

Contrariamente ao que muitos apregoam, o porta-voz não é necessariamente o responsável pela comunicação institucional. Em termos de responsabilidades, o porta-voz, designado para comunicar em nome da instituição, representa um subconjunto da comunicação institucional, que pode ser mais ampla e envolver uma equipa de comunicação mais heterogénea.

Para a gestão da imagem e reputação da organização, a equipa de comunicação desempenha um papel vital, nomeadamente na elaboração, implementação e monitoramento da estratégia de comunicação interna e externa, gerenciamento das relações com a mídia e o público, criação e disseminação de conteúdos relevantes para diferentes canais, etc.

O porta-voz, voz oficial da instituição, para garantir que a comunicação da instituição seja clara, consistente e alinhada, deve estrategicamente fazer parte dessa equipa.

Com alguma persistência, falamos do perfil do porta-voz. Não basta definir o seu perfil, se não se considerar a multidisciplinaridade e a capacidade de adaptação do quadro como características essenciais para o sucesso no papel.O porta-voz deve entender a transmissão de informações de forma objectiva e compreensível, evitando mal-entendidos e confusões na interpretação por parte do receptor.

Ainda sobre o seu perfil, um porta-voz  institucional deve possuir várias competências para desempenhar eficazmente o seu papel, como ser um profissional confiável e ter uma boa reputação para que as mensagens sejam levadas a sério.Ser credível significa possuir uma qualidade ou características, como honestidade, competência e respeito, que fazem com que as pessoas acreditem nele.

Um porta-voz não é um portador de recados. A diferença entre um porta-voz e um porta-recado institucional reside principalmente no nível de autoridade e na profundidade do envolvimento com a mensagem. O porta-voz institucional éa pessoa autorizada a falar em nome da instituição, capaz de comunicar políticas, posições e informações oficiais. Pela sua posição, deve possuir conhecimento aprofundado sobre a instituição e suas mensagens são consideradas declarações oficiais.

Quanto ao porta-recado institucional, geralmente é alguém que transmite mensagens de outros sem necessariamente ter autoridade ou conhecimento profundo sobre o assunto. Sua função é mais limitada a repassar informações conforme foram dadas, sem a capacidade de representar oficialmente a instituição.

Para se evitar essa confusão de papéis entre porta-voz e porta-recado dentro duma organização, é importante definir-se claramente as  funções, realizar-se treinamentos e reuniões regulares para garantir que todos os membros da organização compreendam os seus papéis, criar-se manuais e directrizes que documentem os procedimentos de comunicação e as funções de cada.

Outra conversa que surgiu foi o da confusão que se faz entre comunicação de qualidade eser bem articulado ou de boa oratória. Ou seja, no perfil do porta-voz, não basta encontrar na organização alguém que seja eloquente. Um profissional eloquente possui o talento para convencer ou comover outras pessoas. Mas isso é claramente insuficiente.

Comunicar bem inclui a capacidade de ouvir, entender e transmitir informações de forma eficaz, seja verbalmente ou por escrito. Enquanto a oratória é uma parte importante da comunicação, comunicar bem também envolve empatia, clareza na mensagem e a habilidade de adaptar a comunicação ao contexto e ao público.

Comunicar com qualidade também significa que o porta-voz deve dominar a língua de comunicação para transmitir informações de forma clara e eficaz. Um bom domínio da língua ajuda a evitar mal-entendidos e a manter a credibilidade da instituição.

Por exemplo, é comum ouvirmos de porta-vozes iniciarem frases com o verbo no infinitivo. As expressões "informar que”, "dizer que” e "falar que” são usadas para introduzir orações subordinadas completivas nominais. Elas servem para reportar uma informação, declaração ou pensamento de alguém e ajudam a conectar a ideia principal com detalhes específicos ou complementares. Essa estrutura frásica pode ser usada para criar um efeito estilístico, dar ênfase à acção ou estabelecer um tom imperativo sem a rigidez de um comando directo.

Porém, a meu ver, e tratando-se de um discurso oficial, há uma certa percepção de ambiguidade e de redução da riqueza expressiva da língua. Num discurso ou intervenção oficial, iniciar com "Informamos que” é mais apropriado, porque transmite uma posição institucional ou colectiva, o que é mais adequado para comunicações formais e representa a voz de uma organização ou grupo, além de transmitir maior empatia, inclusão e uma conexão mais próxima com o público.

Falamos de tudo isso.

Continuamos no ferrenho parlapié ia já a noite adentrando em território da madrugada, quando a própria semi-recta reconheceria que nós já não tínhamos idade para pernoitar sem do monge beneditino vir a bênção do bom Dom Pérignon.